Трудовая книжка станет электронной
Новость в рубрике: Избранное, Новости, Соцзащита, СправкаНа рассмотрение Госдумы уже поступил проект изменений в Трудовой Кодекс. С 1 января 2020 года бумажные трудовые книжки будут постепенно заменены на новые – электронные. Что является основанием для такой перемены? Как это будет происходить? И что в связи с этим будет привнесено в работу Пенсионного фонда? На эти и другие вопросы отвечает начальник управления организации персонифицированного учета Отделения Пенсионного фонда РФ по Ростовской области Галина Ивановна Клочко.
– Почему мы в принципе переходим на электронные трудовые книжки?
– Во-первых, для этого созрели предпосылки. Большинство россиян пользуются Интернетом, у всех есть мобильные телефоны и электронная почта. В нашу жизнь вошли электронные билеты на поезда и самолеты, безналичные расчеты в магазинах, даже электронный дневник в школе. То есть люди умеют всем этим пользоваться. Во-вторых, уже есть вся нужная инфраструктура, которая позволяет эти данные обрабатывать, передавать и защищать.
Надо сказать, что во многих странах трудовые книжки перестали существовать уже несколько лет назад, их заменили электронные базы данных.
– Какие недостатки есть у бумажных книжек?
– Во-первых, это неудобно. И для работодателя, и для сотрудника. Потеряешь книжку – придется всю информацию восстанавливать. Для многих это становится большой проблемой. Во-вторых, человеческий фактор – неправильно внесенные записи работниками кадровых служб. Такое часто бывало в 90-х, да и сейчас иногда происходит. В-третьих, бумажный носитель легче подделать. Мошенники этим тоже пользуются. В цифровом формате работать будет проще и дешевле. Это всем выгодно: гражданам, бизнесу и государству.
– Гражданам – что именно выгодно?
– Простой пример. Вам понадобилась выписка из трудовой книжки. Для кредита, визы или чего-то еще. Сейчас вы идете в кадры и просите ее сделать. Это не всегда быстро – по закону в течение трех дней. Если все будет в цифровом виде, то через личный кабинет на сайте ПФР вы эту же услугу получите за минуту. Сможете сразу распечатать выписку или отправить ее по электронной почте в любую организацию. И ее везде примут. Плюс сможете оформить пенсию дистанционно. Не нужно будет в качестве подтверждения приносить трудовую книжку.
– В чем выгода работодателя?
– Во-первых, сейчас он заказывает бланки бумажных трудовых книжек и тратит на это деньги. Во-вторых, он их у себя хранит в сейфе, потому что это документы строгой отчетности. В-третьих, сотрудники их заполняют вручную. В-четвертых, если что-то произойдет, их придется восстанавливать, а это целая процедура, которую обязаны пройти работодатели.
– Но ведь одно дело – заполнить от руки, а другое – установить новое приложение и разобраться, как оно работает. Плюс дополнительные деньги заплатить наверняка…
– Отчетность у работодателя и так почти вся в электронном виде. Разработчики программного обеспечения просто доработают пакет бухгалтерских программ. Бизнесу это ничего не будет стоить.
Организации, где меньше 25 сотрудников, смогут воспользоваться кабинетом страхователя у нас на сайте. Они смогут эту информацию просто отправлять онлайн – как по электронной почте.
– Надо ли будет следить за своей трудовой книжкой – правильно ли ее заполняет работодатель?
– Тут каждый сам решает. Например, вы же сейчас за ней не следите. Она лежит в сейфе в отделе кадров и требуется, только когда вы переходите на другое место работы или вам нужно сделать копию. За электронной трудовой можно будет следить онлайн и даже сохранять себе на компьютер. Собственно, в отношении ваших пенсионных прав это можно делать уже сейчас.
– Как именно следить за пенсионными правами?
– Через личный кабинет на сайте ПФР. Дополнительно регистрироваться для этого не нужно. Просто вводите логин и пароль, полученный при регистрации на портале госуслуг. Большинство граждан уже имеют там подтвержденную учетную запись. И могут посмотреть, сколько страховых взносов за них перечислил работодатель и сколько индивидуальных пенсионных коэффициентов у них уже накопилось для оформления пенсии.
– Что в скором времени поменяется?
– Пока ничего не меняется. Сейчас идет стадия правового обоснования. Предполагается, что с 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работников будут вестись только в электронном виде.
Для граждан действует переходный период – один год. За это время они смогут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку или нет. Если человек не напишет такого заявления работодателю, то с 1 января 2021 года она будет вестись только в электронном виде, а бумажную ему вернут на руки. Если работник захочет, чтобы его документы велись на бумаге, препятствий не будет. Для этого работник в течение 2020 года должен написать работодателю заявление в произвольной форме о продолжении ведения бумажного документа. В этом случае трудовая книжка остается в отделе кадров и работодатель будет и в электронном виде информацию отправлять, и в бумажном дублировать.
Для молодых людей, которые начнут работать после 2021 года, трудовая книжка будет по умолчанию только электронной.
Что такое трудовая книжка и для чего она нужна? Это, пожалуй, самый главный документ о трудодеятельности и стаже гражданина. Она выполнена в виде брошюры с реквизитами, пустыми полями и графами для заполнения чернилами. Трудовая книжка ведется организациями и предпринимателями (работодателями) по основной работе. Данные о работнике вносятся, если он проработает более пяти дней. В трудовой книжке 2019 года содержится следующая информация: ФИО, дата рождения, образование трудящегося; занимаемые должности; даты приема и увольнения сотрудника; основания на расторжение договора; поощрения. Сведения в документ заносятся по строгому образцу кадровиками или руководителем нанимателя. В период трудоустройства трудовая книжка находится на хранении у работодателя. После выхода на пенсию, а также в период временной безработицы документ находится у его собственника – трудящегося.
– Какая роль отводится управлениям Пенсионного фонда в связи с этим? Что-то меняется?
– С 1 января все компании начнут ежемесячно представлять в электронном виде в органы Пенсионного фонда дополнительную информацию о трудовой деятельности своих работников. В электронной трудовой книжке будут содержаться данные о приеме, увольнении и переходе на другую должность, занимаемая должность (профессия), а также номера приказов о кадровых изменениях.
Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата взаимодействия организаций с территориальными органами Пенсионного фонда.
С 1 января 2021 года такая информация в случаях приема на работу или увольнения должна будет отправляться не позднее следующего рабочего дня после издания приказа о приеме или увольнении.
– Как будет защищена информация? Вдруг какие- нибудь хакеры получат к ней доступ и сотрут все данные?
– Система ПФР аттестована как система для учета и обработки персональных данных высокого уровня. Мы соблюдаем все требования по защите информации. При этом функцию по введению персонифицированного учета пенсионных прав граждан мы ведем с 1997 года. То есть в Фонде накоплен более чем 20-летний опыт работы с персональными данными. У нас есть и специальная служба по информационной безопасности. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожением данных практически невозможны. Информация фиксируется в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.
– Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на работу?
– Информация представляется работодателю либо в распечатанном виде, либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том, и в другом случае работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.
– При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться только в электронном виде?
– Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде с усиленной квалифицированной электронной подписью (если у работодателя есть такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут фиксироваться в ней.
Мария МАТЕКИНА
Подпишитесь на рассылку новостей
Поделитесь новостью в социальных сетях
Отправить ответ
Оставьте первый комментарий!